Archives communales en France

Les archives communales ou archives municipales, sont les archives produites par la mairie et les services municipaux et le service qui les conservent et qui les communiquent au public.

En France, les communes étant de tailles très diverses, avec un caractère rural également variable, les archives communales diffèrent dans la même proportion en volume et en diversité des fonds. Les dépôts d'Archives départementales associés aux départements plus comparables au moins par leurs tailles, ne présentent pas de telles disparités.

Les archives communales désignent donc aussi bien les liasses et registres qui tiennent sur quelques étagères d'une petite mairie d'une commune de moins de cent habitants que le contenu des vastes dépôts municipaux gérés par les plus grandes villes. Un typologie simple peut ainsi se faire sur la base des moyens affectés par la commune à la conservation et gestion de ses archives, en particulier au plan du personnel. Dans beaucoup de communes, aucun personnel n'est exclusivement affecté à cette mission, seules les communes de quelque importance y affectant une part de leur budget en prévoyant les aménagements ou constructions que le volume croissant des archives requiert. Les villes les plus importantes ont organisé au fil du temps un service municipal spécifique avec du personnel spécialisé apte à répondre aux différentes attentes des autorités, des autres services municipaux et bien sûr des individus qui pour des recherches administratives ou historiques souhaitent consulter les archives.

Question terminologie, en France les archives communales sont conservées et gérées par les Archives municipales et non Archives communales. Au début du XXI^e siècle, plus de 600 communes disposent d'un service d'Archives municipales. Est-il légitime de rapprocher ce chiffre de celui des 855 dépôts d'hôtel-de-ville déclarés en 1770 par les intendants dans leurs rapports faits en province ? S'il est vrai que les villes ou plutôt les communautés de ville devaient gérer des titres, registres de délibérations, documents fiscaux et autres depuis des siècles, les services modernes, ouverts au public, sont peu comparables à ces dépôts vénérables mais réservés aux besoins administratifs immédiats.

En 1790, la continuité entre la paroisse et la commune a permis une transmission naturelle des archives antérieures à la Révolution et leur ont épargné les destructions et dégradations qu'ont connues beaucoup d'archives départementales comme les archives de la nation qui ne disposaient pas de structures de conservation antérieures à leur établissement législatif.

Un certain recouvrement existe entre les Archives communales et les Archives départementales : soit parce que celles-ci conservent un second exemplaire, soit parce qu'une partie des Archives communales a été pour diverses raisons transférée aux Archives départementales. Ceci est généralement le cas pour le cadastre, l'état civil, les listes électorales, etc.

Les articles 61 et 62 de la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine (dite « loi CAP ») donne la possibilité d'une mutualisation des archives communales au niveau intercommunal^[1]. Ainsi, par exemple, le 1^er mars 2016, Bordeaux Métropole associé aux villes de Bordeaux, de Pessac et de Bruges regroupèrent leurs services d'archives au sein des Archives de Bordeaux Métropole^[2].

Avec la loi du 20 septembre 1792, les registres paroissiaux tenus jusqu'alors par le clergé paroissial sont confiés au maire ainsi que la responsabilité de l'état civil dont la loi établit les modalités. Les maires des villes sont chargés de plus de la conservation des archives antérieures à la Révolution.

Quatre décennies passent sans que la gestion des archives communales ne suscite particulièrement la bienveillance du gouvernement.

Ensuite différentes circulaires (16 juin 1842 ; 25 août 1857 ; 20 novembre 1879) donnent les premières consignes (respect des fonds) pour finalement aboutir à un cadre de classement valable pour toutes les communes françaises.

La loi du 5 avril 1884 incite à la prévision budgétaire pour la gestion des archives. Plus tard, les communes rurales généralement trop démunies sont invitées à confier leurs archives aux Archives départementales.

La loi du 29 avril 1924 permet au préfet d'ordonner le dépôt d'archives communales aux Archives départementales. L’arrêté du 31 décembre 1926 du ministère de l'Instruction publique et des Beaux-Arts édicte un règlement des archives communales, assorti d’un cadre de classement, resté sans changement depuis.

Le Code général des collectivités territoriales fait obligation aux communes de consacrer des moyens et des locaux à leurs archives et notamment d'en faire le récolement à chaque renouvellement de la municipalité. Le code du patrimoine fait obligation à celles qui comptent moins de 2 000 habitants de déposer aux Archives départementales leur état civil de plus de 150 ans, les documents du cadastre ne servant plus depuis plus de 30 ans et leurs autres archives de plus de 100 ans. Ce dépôt peut être imposé pour les autres documents ainsi qu'aux communes de plus de 2 000 habitants lorsque la conservation n'est pas convenablement assurée.

Les archives communales sont cotées selon le cadre de classement défini par le règlement de 1926^[3]. Les domaines thématiques sont symbolisés par une lettre de l'alphabet : lettre doublée pour les archives anciennes, une seule lettre pour les archives modernes. Les séries d'archives modernes sont subdivisées en sous-séries thématiques, symbolisées par un chiffre. La cote d'archives se compose de la série ou sous-série, suivi du numéro d'article.

Des adaptations du cadre de classement sont fréquentes dans les services d'archives communales : attribution d'une sous-série par guerre mondiale par exemple, utilisation de la série T non réglementaire pour coter ce qui concerne l'urbanisme, etc. La série Fi (Documents figurés), réglementaire pour les Archives départementales, est fréquemment utilisée pour coter l'iconographie. Enfin, les archives communales ont adopté le système de cotation "en W" des archives départementales, afin de coter en continu les versements d'archives contemporaines.

AA : Actes constitutifs et politiques de la commune, correspondance générale

BB : Administration communale

CC : Finances, impôts, comptabilité

DD : Biens communaux, eaux et forêts, travaux publics, voirie

EE : Affaires militaires

FF : Justice, procédures, police

GG : Cultes, instruction publique, assistance publique

HH : Agriculture, industrie, commerce

II : Documents divers

A : Lois et actes du pouvoir central

B : Actes de l'administration départementale

C : Bibliothèque administrative

D : Administration générale de la commune

• 1 D : Conseil municipal.
• 2 D : Actes de l'administration municipale (arrêtés, correspondance).
• 3 D : Administration de la commune.
• 4 D : Contentieux.

E : État civil

F : Population. Économie sociale. Statistique.

• 1 F : Population.
• 2 F : Commerce et industrie.
• 3 F : Agriculture.
• 4 F : Subsistances.
• 5 F : Statistique générale.
• 6 F : Mesures d'exception.
• 7 F : Travail.

G : Contributions. Administrations financières

• 1 G : Impôts directs (cadastre).
• 2 G : Impôts extraordinaires.
• 3 G : Rapports de la commune avec diverses administrations au point de vue financier (poste, poids et mesures).

H : Affaires militaires

• 1 H : Recrutement.
• 2 H : Administration militaire.
• 3 H : Garde nationale et sapeurs-pompiers.
• 4 H : Mesures d'exception et faits de guerre.

I : Police. Hygiène publique. Justice

• 1 I : Police locale.
• 2 I : Police urbaine.
• 3 I : Justice.
• 4 I : Répression (prison).
• 5 I : Hygiène publique et salubrité.

K : Élections. Personnel

• 1 K : Élections.
• 2 K : Personnel municipal.
• 3 K : Protocole et distinctions honorifiques.

L : Finances de la commune

• 1 L : Comptabilité.
• 2 L : Revenus et charges de la commune (emprunts, dons et legs, octroi).

M : Édifices communaux. Monuments et établissements publics

• 1 M : Édifices publics.
• 2 M : Édifices du culte et cimetières.
• 3 M : Édifices à usage de services d'assistance et de prévoyance.
• 4 M : Édifices à usage d'établissements d'enseignement, de sciences et d'art.

N : Biens communaux. Terres. Bois. Eaux

• 1 N : Biens communaux.
• 2 N : Bois.
• 3 N : Eaux.
• 4 N : Propriétés et droits divers.
• 5 N : Biens nationaux.

O : Travaux publics. Voirie. Moyens de transport. Régime des eaux

• 1 O : Travaux publics et voirie en général.
• 2 O : Moyens de transports et travaux divers.
• 3 O : Navigation et régime des eaux.

P : Cultes

• 1 P : Culte catholique.
• 2 P : Culte protestant.
• 3 P : Culte israélite.
• 4 P : Cultes divers.
• 5 P : Période révolutionnaire.
• 6 P : Police des cultes.

Q : Assistance et prévoyance

• 1 Q : Bureaux de bienfaisance, secours d'urgence.
• 2 Q : Œuvres charitables.
• 3 Q : Établissements hospitaliers, hospitalisation.
• 4 Q : Institutions diverses.
• 5 Q : Application des lois d'assistance et de prévoyance.

R : Instruction publique. Sciences, lettres et arts.

• 1 R : Instruction publique.
• 2 R : Sciences, lettres et arts.
• 3 R : Sport et tourisme.

S : Pièces n'entrant pas dans les séries précédentes.

W : cotation des versements en continu.

Selon l'importance de la commune, il faut s'adresser à la mairie ou aux Archives municipales si elles existent.

La première fois, une inscription est demandée avec présentation d'une pièce d'identité. Cela permet l'établissement de statistiques et une certaine prévention d'actes malveillants à l'égard des documents.

La consultation est gratuite. Sous certaines conditions, des photocopies ou des photographies peuvent être demandées avec une participation aux frais. Aucune sortie de documents n'est possible.

La communication des documents se fait après l'identification d'une cote précise dans les divers répertoires présentant le contenu de chacun des fonds conservés.

Différents délais définis par la législation en vue de la protection de la vie privée en particulier, peuvent empêcher la communication : la mention non-communicable est habituellement indiquée en regard de la cote concernée.

Aux Archives municipales ou dans certaines mairies, des microfilms ou autres médias ont pu être réalisés pour éviter la manipulation et donc la dégradation des originaux.

• Archives communales
• Numérisation des fonds d'archives publiques

• Bibliothèque numérique d'inventaires papier numérisés
• Conseils et guides destinés aux archives communales, site des Archives départementales de Seine-et-Marne

• Sciences de l’information et bibliothèques