Válasz
Az adatokat csak a lehető legrövidebb ideig lehet tárolni. Ennek az időtartamnak a meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy a vállalkozása/szervezete milyen okból végez adatkezelést, valamint az adatok meghatározott ideig történő megőrzésére irányuló jogi kötelmeket (pl. az alkalmazottak személyes adatainak meghatározott ideig történő megőrzését előíró nemzeti munkaügyi, adóügyi vagy csalás elleni jogszabályok, a termék szavatossági ideje stb.).
Vállalkozásának/szervezetének határidőket kell meghatároznia a tárolt adatok törlésére vagy felülvizsgálatára vonatkozóan.
Kivételes helyzetben a személyes adatok hosszabb ideig megőrizhetők közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, feltéve, hogy megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket vezetnek be (pl. anonimizálás, titkosítás stb.).
Vállalkozásának/szervezetének biztosítania kell, hogy a tárolt adatok pontosak és naprakészek legyenek.
Példa
Naprakésszé tétel nélkül, túl hosszú ideig őrzött adatok
Vállalkozása/szervezete Toborzóirodát működtet, és erre a célra munkakeresői önéletrajzokat gyűjt, a munkakeresők pedig díj ellenében veszik igénybe a munkaközvetítői szolgáltatásokat. Azt tervezi, hogy 20 évig őrzi meg az adatokat, és nem vezetett be intézkedéseket az önéletrajzok naprakésszé tételére vonatkozóan. Az adattárolás időtartama nem tűnik arányosnak egy rövid vagy középtávon munkát kereső személy esetében. Ezenkívül az, hogy nem kéri az érintetteket az önéletrajzok rendszeres frissítésére, egy idő után a munkakereső számára bizonyos kereséseket használhatatlanná tesz (például mert az illető időközben új képesítést szerzett).
Hivatkozások
Example
Data kept for too long without an update
Your company/organisation runs a recruitment office and for that purpose it collects CVs of persons seeking employment and who, in exchange for your intermediary services, pay you a fee. You plan to keep the data for 20 years and you take no measures for updating the CVs. The storage period doesn’t seem proportionate to the purpose of finding employment for a person in the short to medium term. Moreover, the fact you don’t request updates to CVs at regular intervals renders some of the searches useless for the person seeking employment after a certain amount of time (for instance because that person has gained new qualifications).